[ABOGADO] Borrador para revisión. Es el documento de cómo se trabaja la información entre Estudio Armek S.A.S. de C.V., los despachos que usan la plataforma y sus clientes. Pido definir: (1) quién es responsable y quién encargado en cada caso (despacho con sus clientes; Estudio Armek S.A.S. de C.V. con los clientes que atiende directamente); (2) si basta con estas cláusulas o hace falta un contrato de encargo aparte; (3) los plazos de aviso de vulneraciones y de devolución; (4) la subcontratación (hospedaje, pagos); (5) el consentimiento del cliente de que el equipo vea su contabilidad.
Cómo tratamos la información
Este documento explica quién decide sobre los datos, quién los trabaja y qué reglas seguimos cuando un despacho o una empresa usa tenta4. Complementa los Términos de uso y el Aviso de privacidad.
1. Los papeles de cada quien
| Situación | Quién decide qué se hace con los datos (responsable) | Quién los trabaja por cuenta de él (encargado) |
|---|---|---|
| Un despacho usa la plataforma con sus clientes | El despacho (y su titular) | Estudio Armek S.A.S. de C.V., que opera la plataforma y la tiene alojada |
| Una empresa contrata el servicio directamente con nosotros | Estudio Armek S.A.S. de C.V. y la empresa, cada quien en lo suyo | El equipo que presta el servicio |
| Tus datos de cuenta y de contacto | Estudio Armek S.A.S. de C.V. | — |
2. Lo que hacemos cuando somos encargados
Estudio Armek S.A.S. de C.V. se obliga a: (a) tratar los datos solo para prestar la plataforma y siguiendo las instrucciones del despacho; (b) no usarlos para otros fines, no venderlos ni compartirlos, salvo con los proveedores del punto 5 o por orden de autoridad; (c) guardar confidencialidad y exigírsela a quien trabaje con nosotros; (d) aplicar medidas de seguridad razonables (punto 4); (e) avisarle al despacho sin demora —en un máximo de [horas para avisar de una vulneración — se propone: 72] horas— si tenemos una vulneración que afecte los datos de sus clientes; (f) ayudarle a atender los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus clientes; (g) devolver o eliminar la información cuando el despacho lo pida o termine el servicio (punto 6).
3. Lo que hace el despacho (o la empresa) como responsable
Quien carga información en la plataforma se obliga a: (a) tener el derecho y el consentimiento para tratar los datos de sus clientes y darles su aviso de privacidad; (b) cargar solo la información necesaria para el servicio; (c) dar de alta a su equipo con los permisos mínimos que necesiten y quitar el acceso a quien deje de trabajar con él; (d) cargar los datos de sus clientes por su cuenta —la carga inicial de cada cliente es responsabilidad del despacho—; y (e) no entregarnos la e.firma ni las contraseñas del SAT de nadie por la plataforma.
4. Medidas de seguridad
Cada empresa está separada de las demás; el acceso depende del perfil de cada persona; las contraseñas no se guardan en claro; los archivos privados no se guardan en caché; hay un registro de actividad de lo que se cambia; y los respaldos se hacen de forma manual y periódica durante la beta. Las personas de nuestro equipo solo ven la información de una empresa cuando es necesario para darte soporte o prestarte un servicio que contrataste. No usamos la información de una empresa para beneficiar a otra.
5. Proveedores que nos ayudan
Podemos apoyarnos en proveedores de hospedaje, procesamiento de pagos y envío de correo o mensajes, que solo reciben lo indispensable y están obligados a protegerlo. Te diremos quiénes son si nos lo pides, y avisaremos de cambios importantes.
6. Al terminar
Cuando termina el servicio: (a) entregamos una copia de la información en formatos comunes (Excel, PDF y los XML originales) dentro de [días hábiles para devolver la información — se propone: 10] días hábiles; (b) después la eliminamos o la dejamos sin posibilidad de identificar a nadie, en el plazo de [días que se conservan los datos tras suspender o terminar — se propone: 90] días, salvo lo que la ley nos obligue a guardar.
7. Clientes que atendemos directamente
Si nos contratas a nosotros para llevar tu contabilidad, aceptas que el equipo de Estudio Armek S.A.S. de C.V. vea y trate tu información (CFDI, estados de cuenta, declaraciones, datos de tus contactos) para prestarte ese servicio, y que la plataforma la guarde para ello. Esta aceptación queda registrada con su fecha. La e.firma y la contraseña del SAT no pasan por la plataforma: si el servicio las necesitara, se acuerda aparte, por otro medio y con las reglas del contrato de servicios.
8. Dudas y derechos
Escríbenos a [correo para derechos sobre datos personales — por completar].
Versión 2026-10-21, vigente desde 2026-10-21.